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如何做好汇报?

释放双眼,带上耳机,听听看~!
学习如何进行有效的工作汇报,提升沟通能力和领导关系,以及应对工作中的挑战。

如何做好汇报?

常听到项目经理这样的抱怨, “我们公司从上到下整体项目意识都不强,领导不重视,部门不支持,员工不配合。需要资源的时候得不到,临到发现问题的时候却要让我们背锅。”

遇到问题,我们的第一反应究竟应该是手指冲外,认为问题都是别人的?还是先冷静思考,尽力去寻找解决方案呢?

这是两种截然不同的人生态度。我很欣赏诗人泰戈尔的人生哲学, “世界以痛吻我,我要报之以歌。” 与其抱怨环境不好,不如做出积极的改变去影响周围的环境。

如何做好汇报?

领导不重视,是不是你用了错误的方式来和他沟通?你是否站在他的立场思考过他最想听的是什么?你是否过于关注细节,没有准确清晰地表达你想要得到的支持?……

今天,我们还是用妍妍的故事,来审视一下,如何用“结构化表达”让领导爱听你的审核和工作汇报,进而引发重视,并让其它部门的同事更支持你一些呢? 

1

季度刚刚结束,妍妍接到总裁办小美的邮件,请他第二天到总裁办公室汇报一下这次项目的关键结果,大约10分钟。妍妍非常紧张,平时每次会议上的项目报告,都是讲给各个部门经理和管理者听的,总裁以往并没有参加过,这次点名要单独听他汇报项目结果,这还是第一次。

于是,妍妍连夜把项目报告的主要内容做了调整,准备了40多张PPT,包括20个项目的具体内容。可是刚讲了2页,妍妍就感觉到总裁有点不耐烦了。讲到第5页的时候,他直接打断程程说: “不要讲PPT了,直接说重点。” 妍妍当场就懵了,杵在那里,站也不是,坐也不是。

为什么会这样呢?总裁单独辟出时间来听项目结果报告,足以说明他对这件事情的重视程度,可10分钟转瞬即逝,光项目就有20多个,一分钟一个也不止10分钟啊!妍妍心里也很委屈,我说的明明都是重点项目么。那究竟该怎么说才能达到汇报的目的呢?

2

你认为,总裁不满意,真的是因为程程的项目报告中“没有重点”吗?其实,并非总裁听不懂标准的术语,妍妍报告的也确实都是重点,但在有限的10分钟里,妍妍该如何抓住不同听众的关注点,将这样一件看似复杂的事情清晰准确地表达出来呢?

好,咱们引出一个新的概念 —— SCQA架构 ,也就是我刚才提到的 “结构化表达”。

那么什么才是SCQA结构化表达呢?麦肯锡咨询顾问芭芭拉·明托在《金字塔原理》这本书中,提出了一个“结构化表达”工具:SCQA架构。

如何做好汇报?

SCQA是四个英文单词的缩写:

S,即情境(Situation);

C,即复杂性,常意译为冲突(Complication);

Q,即问题(Question);

A,即答案(Answer)。

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3

我应该从一个大家常遇到的问题讲起,这叫做 ”场景导入“; 在这个场景下,你会怎么做?还有没有别的做法?这就是 “打破认知”; 接下来就会谈到核心内容,解释这一讲最本质的 ”核心逻辑“; 当然了,只有逻辑和理论还不行,还需要有具体应用的案例帮助消化理解,比如说,《亮甲广告》来分析SCQA:

得了灰指甲 —— 陈述背景S

一个传染俩 —— 在这个背景下发生了冲突C

问我怎么办?—— 站在对方的角度,提出疑惑Q

马上用亮甲!—— 给出解决方案A,这是文案要表达的重点

很多广告用的都是这个套路:用一个观众已经知道的“故事”来建立跟观众的链接(他们有这方面的背景经历和情感痛点),接着用冲突引起共鸣,最后用问题引出解决方案——快买我们的产品!我们将这种作法,称做 “举一反三”; 很多课程结束前有一个“回顾总结” 的环节,这会帮你回顾中心内容,甚至提炼一个朗朗上口,特别好记的金句口诀,比如:历史课程中朝代歌”就这个意思。

其实啊,这个“起承转合五步法”的前三步“场景导入,打破认知,核心逻辑”,就是SCQA架构中的“标准式(SCA)”。先陈述背景情景,再表述冲突,然后给出解决方案。

当然,芭芭拉·明托的 “结构化表达”工具SCQA架构,不仅可以用在共学小课中,这四个字母还变形组合出另外三招,它能帮助你在很多沟通的场合,例如工作汇报,年度总结,报告改进建议等场景下,有效地表达观点和事实,至少不至于被老板打断说“直接说重点”。
好,那我们就分别来看看是哪三种招式。

第一 ,结论先行法(ASC):答案 – 背景 – 冲突**

**回到最开始的案例,鉴于时间有限,程程的审核报告汇总可以试着采用下面的方式。 

“总裁,我们这次审核得出的最重要的建议是:关于把维修部门的员工从单独的支持部门,打散分配到各个设备使用部门的提议。” ****听, 这就是开门见山,直接抛出答案。 ****

“公司自创立以来,维修技术工人都在专门的支持部门,所有的工作统一安排,工人对维修经理负责,这在公司设备都比较新的几年里可以提升管理效率并且降低人工成本。”听, 这就是背景,把维修部门的组织结构现状做一个完整的交代。 ****

“但是,随着咱们公司设备的逐年老化,日常点检和维护成为设备维修技工的主要工作,前面几次审核都出现了由于设备管理职责不清晰,维修人力资源不足,维修活动调度不及时,生产活动受到设备状态的制约,导致生产停顿带来订单交付滞后和客户索赔的情况。”听, 这就是冲突。 ****

你看,用 “答案 – 背景 – 冲突” 的结论先行法和总裁沟通,他还会不会说“直接说重点”了?你的第一句就是重点。  

第二 ,突出忧虑式(CSA):冲突 – 背景 – 答案

突出忧虑式,关键在于强调冲突,引发听众的忧虑,从而激发对背景的关注和对答案的兴趣。这一招呢,医生说特别管用。

“哎哟,你这病不轻啊!”这就是冲突。 听到这句话的病人,估计没有人心里不咯噔一下的。 

“还好,能治。美国刚刚有一项最新研究成果,通过了FDA认证。”这就是背景。 听到这句话,你一颗悬到嗓子眼的心,总算是放下来了。 

“就是 …… 有点贵。”看, 这就是答案。 这时候,估计再贵你也无所谓了。

作为组织健康医生的审核员,这应该也是一个经常被使用的模型,特别是那些对公司的运营存在巨大风险,又需要投入一定资金来改善的审核发现,这个模式通常会起作用。

第三 ,突出信心式(QSCA):问题 – 背景 – 冲突 – 答案 ****我们再来举个例子, 

“今年我们公司在管理和经营上面临的最大的威胁是什么?”看, 这是一个问题。

“在过去的几年,公司的规模不断突破记录,并且拥有了市场领先的技术和产品。这些,都使我们成为同行业内的标杆企业,各方的眼睛都紧盯着我们。” 这是一个背景。

“但是,我们拥有了足以占据市场的规模,却没有面对市场意外变化的应急计划,一旦发生任何政策或市场的变化,我们目前的优秀业绩将会面临严重打击。”听, 这是一个冲突。

“因此,面对这些潜在威胁,我们公司需要立即成立项目小组,建立并完善一套应对市场和供应链变化的应急机制。“OK, 这是一个答案。

好,小结一下今天的内容,麦肯锡咨询顾问芭芭拉·明托这位神人,教我们认识了结构化表达的SCQA架构。她在《金字塔原理》这本书中,提出了一个“结构化表达”工具:SCQA架构,用标准式(SCA),结论先行式(ASC),突出忧虑式(CSA)和突出信心式(QSCA),提高表 的结构性, 让表达更有重点!

半年后,妍妍通过刻意练习结构式表达技巧,不仅在不符合项的开具上更有层次和逻辑,还在工作汇报中得到了总裁的表扬,进一步提升了管理层和其他部门对项目报告的重视程度。机会不是等来的,而是靠努力赚来的!演讲与表达,决不是站在台上的侃侃而谈,它与我们的工作,生活、学习息息相关。期待你将SCQA的心法运用到你的表达中,并形成一种思维习惯。

如何做好汇报?

青山不改,绿水常流,谢谢大家支持!!!

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